Associazione CO.MED.A. (Conciliazione Mediazione Arbitrato)
nr. 448 del Registro degli Organismi di Mediazione Ministero della Giustizia
REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE AI SENSI DEL D. LGS. 28/2010 (RIFORMATO DAL D. LGS. 149/2022) E CODICE ETICO
Articolo 1
Ambito di applicazione del Regolamento e caratteristiche della procedura
Articolo 2
Avvio della procedura di mediazione
Le parti possono avviare la mediazione, o aderire ad essa, sia utilizzando gli appositi moduli predisposti dall’ Organismo di mediazione reperibili sul sito web https://www.associazionecomeda.it/, sia in forma libera purché la domanda di mediazione contenga le stesse informazioni richieste dai suddetti moduli.
La procedura s’intende avviata alla data del ricevimento della domanda da parte dell’Organismo.
In mancanza di uno dei presupposti necessari all’avvio (la domanda risulta incompleta per mancanza di generalità delle parti, oggetto e/o valore della controversia, ragioni della pretesa, attestazione del versamento delle spese di avvio) la Segreteria dell’Organismo invita il richiedente a provvedere, entro un breve termine, al perfezionamento del deposito, tenendo in sospeso l’attivazione della procedura. Decorso inutilmente il termine fissato, la Segreteria provvederà alla archiviazione della pratica.
Dal momento del perfezionamento la domanda di mediazione potrà intendersi regolarmente depositata e la Segreteria potrà procedere all’attivazione della procedura.
L’organismo comunica l’avvenuta ricezione della istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. L’istante, in aggiunta all’organismo, può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.
Ricevuto l’invito alla mediazione, la parte è invitata a dare riscontro alla Segreteria comunicando la propria risposta di accettazione o rifiuto, utilizzando l’apposito modulo di partecipazione predisposto dall’organismo.
La domanda di mediazione deve essere sottoscritta dal richiedente e contenere le seguenti informazioni:
a) indicazione dell’organismo di mediazione “Associazione Co.Med.A.” e del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia, ovvero l’accordo con cui le parti derogano alla competenza territoriale;
b) generalità della parte richiedente con recapiti telefonici ed elettronici nonché il codice fiscale (se persona giuridica: denominazione, tipo, sede e legale rappresentante, codice fiscale, partita IVA e codice SDI);
c) nome dell’eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per conciliare la controversia;
d) nome o denominazione, indirizzo e quant’altro possa servire a contattare la(e) parte(i) nei cui confronti si desidera attivare la procedura;
e) l’oggetto della lite e le ragioni della pretesa, nonché un’esposizione sintetica dei fatti;
f) eventuali documenti allegati, nonché l’indicazione di quali di essi possano essere trasmessi alle parti invitate;
g) il valore indicativo della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminabile, ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti, l’Associazione Co.Med.A. decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle parti;
h) l’accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità
i) l’indicazione dei recapiti degli avvocati delle parti, se presenti
Alla parte invitata che accetta di partecipare alla procedura è richiesto di specificare nella adesione:
a) generalità della parte aderente con recapiti telefonici ed elettronici ed il codice fiscale (se persona giuridica: denominazione, tipo, sede e legale rappresentante codice fiscale, partita IVA e codice SDI);
b) nome dell’eventuale rappresentante nella procedura con indicazione dei poteri di rappresentanza per conciliare la controversia;
c) un’esposizione sommaria dei fatti e delle ragioni del contendere con le eventuali domande riconvenzionali nei confronti dell’altra parte;
d) l’accettazione del Regolamento e della tabella delle indennità
e) l’indicazione dei recapiti degli avvocati delle parti, se presenti
Il termine di cui al comma 1 decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice per il deposito della stessa e, anche nei casi in cui il giudice dispone il rinvio della causa ai sensi dell’articolo 5, comma 2, ovvero ai sensi dell’articolo 5-quater, comma 1 del d. lgs. 28/2010, non è soggetto a sospensione feriale.
Articolo 3
Procedimento
L’Organismo si riserva la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi iscritti al Registro con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione.
Le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse. Del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutti i partecipanti, attestante l’esito dell’incontro nonché l’accettazione o il rifiuto della eventuale proposta formulata dal mediatore.
Il mediatore conduce il procedimento di mediazione senza formalità di procedura, con le modalità più opportune, ma sempre nel rispetto del regolamento, della legge e delle norme di ordine pubblico. Il mediatore sente le parti congiuntamente e/o separatamente; il contenuto del colloquio con ogni singola parte rimarrà riservato, come pure ogni altra informazione dalla stessa ricevuta, salvo diversa disposizione della parte interessata. Il mediatore agisce al fine di favorire la composizione della lite aiutando le parti a raggiungere un accordo soddisfacente per entrambe. E’ libero di condurre la mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo conto delle circostanze del caso. Il mediatore non è tenuto ad alcuna forma di verbalizzazione degli incontri successivi al primo, salvo di quello conclusivo.
Il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali.
Prima della nomina l’organismo di mediazione comunica alle parti il preventivo dell’onorario richiesto all’esperto di cui il mediatore intende avvalersi e le modalità di liquidazione. L’onorario dell’esperto viene ripartito in parti uguali tra le parti in mediazione, salvo diverso accordo tra le stesse.
Al momento della nomina dell’esperto, le parti possono convenire la producibilità in giudizio della sua relazione, anche in deroga all’articolo 9. In tal caso, la relazione è valutata ai sensi dell’articolo 116, comma primo, del codice di procedura civile.
Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e può essere trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.
Gli incontri si possono svolgere con collegamento audiovisivo da remoto. I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri del procedimento di mediazione assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate. Ciascuna parte può chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare da remoto o in presenza.
A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Nei casi di cui all’articolo 5, comma 1, e quando la mediazione è demandata dal giudice, il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità.
Il documento informatico, sottoscritto ai sensi del comma 3, è inviato al mediatore che lo firma digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati, ove nominati, e alla segreteria dell’organismo.
La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.
Articolo 4
Gestione amministrativa del procedimento di mediazione
Gli eventuali incontri successivi sono stabiliti d’intesa con le parti.
Quando l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la condizione si considera avverata se il primo incontro dinnanzi al mediatore si conclude senza l’accordo di conciliazione.
Articolo 5
Conclusione del procedimento
L’accordo di conciliazione contiene l’indicazione del relativo valore.
Il verbale conclusivo della mediazione, contenente l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo. Nel verbale il mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti.
Il verbale contenente l’eventuale accordo di conciliazione è redatto in formato digitale o, se in formato analogico, in tanti originali quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre ad un originale per il deposito presso l’organismo.
Del verbale contenente l’eventuale accordo depositato presso la segreteria dell’organismo è rilasciata copia alle parti che lo richiedono. È fatto obbligo all’organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.
Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione dell’accordo di conciliazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’accordo raggiunto, anche a seguito della proposta del mediatore, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro adempimento.
Articolo 6
Obblighi del mediatore e dovere di riservatezza
2. Al mediatore è fatto, altresì, obbligo di:
a) sottoscrivere, per ciascun affare per il quale è designato, una dichiarazione di indipendenza e di imparzialità;
b) comunicare immediatamente al responsabile dell’organismo e alle parti tutte le circostanze, emerse durante la procedura, idonee ad incidere sulla sua indipendenza e imparzialità;
c) formulare le proposte di conciliazione nel rispetto del limite dell’ordine pubblico e delle norme imperative;
d) corrispondere immediatamente a ogni richiesta organizzativa del responsabile dell’organismo.
Su istanza di parte, il responsabile dell’organismo provvede alla eventuale sostituzione del mediatore. Nel caso in cui il mediatore designato sia il responsabile dell’Organismo alla sua sostituzione provvede il mediatore più anziano.
2. Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.
Articolo 7
Spese della procedura
Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.
Ai fini della corresponsione delle spese di mediazione, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi, si considerano come un’unica parte.
Articolo 8
Responsabilità delle parti
È di competenza esclusiva delle parti verificare:
a. l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e non riconducibili alla condotta dell’Organismo;
b. il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
c. le indicazioni circa l’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell’istanza di mediazione;
d. l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario;
e. i recapiti dei soggetti a cui inviare gli inviti alla mediazione e le comunicazioni;
f. la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
g. le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l’ammissione al gratuito patrocinio;
h. la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia;
i. ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.
j. l’indicazione dei recapiti degli avvocati delle parti, se presenti.
Articolo 9
Accesso al gratuito patrocinio
Articolo 10
Elenco dei mediatori
Il numero minimo di mediatori fissato per lo svolgimento dell’attività è di cinque.
Ogni eventuale modifica deliberata dall’organismo verrà comunicata dall’organismo stesso al responsabile del registro degli organismi abilitati al servizio di mediazione, presso il Ministero di giustizia.
Il mediatore che intende prestare servizio presso l’Organismo, ed essere inserito nell’elenco dei mediatori dell’Associazione Co.Med.A., dovrà presentare domanda presso la segreteria dell’organismo, allegando i requisiti di qualificazione dei mediatori richiesti ai sensi dell’art. 4, comma terzo, del D. M 180 del 18 ottobre 2010 così come modificato dal DM 145/2011.
Articolo 11
Tirocinio dei mediatori
Al fine di consentire ai mediatori il tirocinio assistito reso obbligatorio dalla normativa vigente, al mediatore designato per ogni singolo affare di mediazione, vengono affiancati fino a tre tirocinanti.
I tirocinanti assistono alle sessioni di mediazione. Sono soggetti al dovere di riservatezza ex art. 9 d. lgs. 28/2010.
Articolo 12
Collaborazioni con altri Organismi
Articolo 13
Sospensione o cancellazione dell’Organismo
Articolo 14
Legge applicabile
CODICE ETICO DI CONDOTTA DEL MEDIATORE
Tutti coloro che assumono l’incarico e svolgono la funzione di conciliatori per l’Organismo di Conciliazione “Associazione Co.Med.A.” s’impegnano all’osservanza delle seguenti regole di comportamento, indicate nel Codice Europeo di Condotta per i Mediatori.